Ta makten över e-posten

E-posten svämmar över på jobbet och kanske även privat. Det gör oss stressade och känslan av okontroll är alltid närvarande. Nu är det dags att ta makten över e-posten!

Inledande ord

Många företag har oskrivna regler hur man hanterar e-post. Dessa ”regler” kan ofta bidra till ineffektivitet och skapar hinder för arbetstagaren att göra sina nödvändiga förändringar.
Notera att jag skriver ”sina nödvändiga förändringar”. För det handlar om din arbetssituation. Ingen annans. Vår arbetssituation ser ju olika ut och dessutom hanterar vi stress och press på olika sätt. Så det som passar en kanske inte riktigt passar den andra.

Vissa av förslagen nedan kan verka kontroversiella i just ditt företag men det handlar om dig och hur du hanterar din arbetsdag. Ingen kommer tacka dig när du bränner ut dig bara för att du svarar på all e-post inom fem minuter…

Ta makten över e-posten innebär att du ska städa bort e-post du inte behöver läsa just nu eller inte läsa överhuvudtaget. På så sätt kan du få tid och koll på den e-post du faktiskt måste fokusera på. Dessutom får du veta hur du skickar ett e-brev på rätt sätt samt få tips på hur du kan bli e-brevssmart. Slutligen lite tips på hur du kan organisera din e-post bättre.

Jag utgår från Microsoft Outlook 2003 då det är det e-postprogram jag använder på jobbet. Dock så borde det mesta i detta inlägg funka i de övriga stora e-postprogrammen.

Tänk på att ta makten över e-posten och att bli effektivare på jobbet är en ständig process som kräver tid och eftertanke. Det som verkar bra nu kanske inte funkar om ett år. Eller kan det bli ännu bättre och ännu effektivare?

Hantera E-brevet

Till-fältet: Här lägger du till de mottagare som du vill ska läsa e-brevet eller måste läsa det. De som har fått en uppgift måste också läggas till här. Detta kan tyckas självklart men jag har sett uppgifter utdelade till personer på kopia-fältet.
Måste du lägga till chefer i Till- eller Kopia för att få andra mottagare att faktiskt göra nåt, dvs. cheferna behöver inte läsa e-brevet egentligen utan används bara för att tvinga fram aktivitet, så har ni problem med styrning och ledning. Bör hanteras enskilt och inte genom onödiga mottagare i e-brev.

Kopia-fältet: Här lägger till dem du också anser bör läsa innehållet. Dock så anser jag att man inte kan kräva att personer på kopia måste läsa e-breven regelbundet eller läsa dem alls. Det är upp till mottagaren att bedöma hur e-brevet ska hanteras. Här finns det mycket tid att tjäna.
Förslag: får du sällan e-brev på kopia kan du läsa dem löpande och behålla dem i Inkorgen. Men får du många av dem dagligen och de flesta innehåller information värd att läsa och behålla tycker jag du ska sortera ned dem i en Kopia-mapp för att läsas någon eller några gånger i veckan.
Är e-breven till mesta del av mindre viktig karaktär eller att du får så väldigt många så kan du strunta i att läsa dem alls. Informationen du missar får du säkert på annat håll eller så är du lyckligt ovetande. Är det viktigt att du läser e-brevet ska du finnas i Till-fältet.
Själv så tillhör jag den sista kategorin. Jag läser ingen e-post på kopia. Dessutom har jag en rad om hur jag hanterar dessa e-brev i min e-postsignatur så alla vet. Ingen har klagat och jag har inte upplevt några problem med mitt tilltag.

Hemlig kopia-fältet: Mottagare i detta fält syns inte av de övriga. Tänk dock på att om man svarar alla så riskerar man avslöja sig.

Ämnes-fältet: Se till att alltid skriva ett ämne. Skriv även beskrivande ämnen så det går snabbt att utläsa vad e-brevet handlar om. Har du återkommande ämnen eller projekt så se till att alltid ha med projektnamnet eller dylikt. Det är bra för regelhantering.
Man kan även skriva särskilda ”taggar” i ämnet för att ytterligare underlätta. T ex. [FYI], [Uppgift], [Viktigt], [Felsökning] etc. Börjar fler använda dessa blir det enkelt att skapa regler och filter.

Ett ämne per e-brev: det underlättar för mottagare om man håller sig till ett ämne per e-brev. Ännu viktigare om det finns massa actions för mottagarna.

Meddelandet: Skriv som ett vanligt brev. Undvik ”chattspråk”. Skriv inte heller för komprimerat utan använd stycken. Överväg dessutom att få fram ditt budskap i början av meddelandet för att längre ner komma med detaljerna. Alla orkar inte läsa för långa e-brev.

När ska man svara?: E-post är inte direktmeddelande! Ingen ska förvänta sig att e-posten läses direkt då den anländer. Då får man ringa eller använda direktmeddelanden (Instant Messaging). Du kan gott låta e-posten ligga några timmar utan dåligt samvete. Eller rättare sagt – du måste låta e-posten ligga för att kunna fokusera på dina andra uppgifter. Du styr din e-post, inte tvärtom!

Hantera din Inkorgen

4D-metoden: ett bra sätt att få en tom Inkorg är att följa 4D-metoden.

1. Delete – kan e-brevet tas bort på en gång? Se även Regler.
2. Do – kan e-brevet snabbt svaras på?
3. Delegate – kan du delegera uppgiften till nån annan?
4. Defer – kan du skjuta upp hanteringen en stund? Skapa en påminnelse eller kalenderpost.

En del byter plats på 2 och 3. Det viktiga är att när man går igenom sin e-post så gör man det med ordningen man bestämt.

E-postavisering: Ajabaja! Att låta det plinga till så fort det kommer e-post eller låta en liten ruta med avsändare och ämnet dyka upp nere i hörnet av skärmen är direkt förstörande för effektiviteten. Dessutom bidrar det till att bygga upp stress hos dig. Detta otyg ska man avaktivera i alla dess former.

Regler: Använd regler så mycket du kan. Låt t ex. den e-post du är kopia på hamna rakt ner i en kopia-mapp. Gör den läst eller behåll den oläst är upp till dig. Nyhetsbrev, e-post gällande projekt och dylikt där du har samma, återkommande ämnen kan du lätt göra regler på som du sortera ner i enskilda mappar. Se ”Spara e-post” nedan. Fasta rubriker i ämnet gör det lätt att skapa regler eller filter.

Skräppost: All e-post du inte vill ta emot ska du markera som skräppost. Släng dem inte bara för de kommer ju skickas igen och igen. Nyhetsbrev eller andra prenumerationer bör du helst försöka avbeställa. Men hjälper inte det är skräppost-funktionen en bra lösning.

Dra-och-släpp: I Outlook är det enkelt att skapa uppgifter eller kalenderposter utifrån ett e-brev. Du bara drar e-brevet till Uppgifter eller Kalendern och släpper den där. Då skapas en post som du kan editera vidare på. E-brevet ligger samtidigt kvar i Inkorgen för vidare hantering.

Filter: Om du snabbt vill visa bara vissa e-brev i din Inkorg eller andra mappar kan du använda filter. Det är bra om du vill fånga upp de viktiga e-breven som du just nu har i Inkorgen. T ex. De som är märkta [Viktigt] eller [Felsökning] osv.

Kategorier, färger och flaggor: Om du inte vill sortera bort kopiabrev kan du i alla fall kategorisera dem eller färga dem för att enklare kunna se dem eller strunta i dem för tillfället. Kategorier kan du även ha som kolumn i din Inbox. Flaggor använder du för uppföljning och du kan använda olika färger. Använder ni delade e-postlådor kan varje person markera sin e-post med sin bestämda färg. Följa-upp flaggor används gärna på utgående e-post för att tvinga mottagaren till uppföljning.

Spara e-post: Ska man spara all e-post? Personligen är jag en samlare. Man vet aldrig när man behöver dem. Men jag sparar inte i Inkorgen eller i min e-postlåda då de oftast är storleksbegränsade. Jag använder en personlig fil, s.k. PST-fil på Outlookspråk.
Den ligger lokalt på min dator och där har jag massor med plats. Dessutom kommer jag åt den offline med min laptop.
Sen struntar jag i att ha hundratals undermappar för alla projekt etc. Jag har en årsmapp (varje nytt år arkiverar jag föregående år) för mina huvudfunktioner (idag tre st). Där åker allt ner. Jag hittar dem lätt genom att söka på projekt, avsändare eller liknande. När jag hade enskilda mappar hittade jag ingenting.

Sök-mappar: I Outlook finns det sök-mappar för varje PST-fil eller e-postlåda (OBS! De funkar bara inom sin datafil, dvs. E-postlådans datafil eller PST-filen). Du kanske inte har tänkt på dem men ”Olästa brev” och ”Följa upp” är just såna. Eftersom de kan skapas även för PST-filer går det alldeles utmärkt att ha regler som sortera ner e-posten till dina ”spar”-mappar utan att passera Inkorgen. Du läser dem sedan från din ”Olästa” sök-mapp. På så sätt behöver du inte ”läsa och spara” eller riskera missa ett e-brev någon regel flyttat på.

Rensa: Se till att rensa din Inkorg regelbundet. Spara undan, manuellt eller automatiskt, det du måste spara. Släng det du inte behöver spara. En halvtom Inkorg ger en helskön känsla. Se även 4D-metoden längre upp.

Dedikera tid: Ett bra sätt att sköta sin Inkorg är att dedikera tid till e-posthanteringen. Man kan t ex. bestämma att gå igenom sin Inkorg direkt på morgonen för att få kolla på det som är nödvändigt att svara på direkt, vad som ska svaras på senare, vad som ska slängas, bara sparas etc.  Sen kör man en snabbkoll innan lunch. Efter lunch går man igenom Inkorgen igen, precis som på morgonen. En stund innan man slutar för dagen gör man en snabbkoll. Därimellan utför man sina uppgifter utan att störas av inkommande e-post. Har du använt dig av tipsen ovan så bör du få snabb överblick av Inkorgen och hanteringen bör gå fort.

Kom ihåg att det är ditt ansvar att ta makten över e-posten. Alla kan det men det kräver tid. Gör dina förändringar och låt det gå några veckor. Du hinner då känna om det känns bra för dig samt hur omvärlden reagerar på eventuella förändringar.
Glöm dock aldrig bort att ingen ska vara slav under e-posten.

/Parkley